Verificarea situatiei financiare si juridice a partenerilor tai de afaceri trebuie facuta atat inaintea inceperii unei relatii comerciale cu acea companie, cat si pe parcursul desfasurarii parteneriatului, la intervale de timp regulate, care depind de situatia financiara a partenerului si de expunerea fata de acesta.
Astfel, cu cat firma analizata are un rating financiar mai scazut, cu atat este recomandabila verificarea mai frecventa a situatiei financiare, juridice si de plati a companiei.
De asemenea, cu cat expunerea fata de compania respectiva este mai mare – adica cu cat procentul din vanzarile firmei catre acel client este mai mare – cu atat acel partener de afaceri trebuie monitorizat mai des.
Verificarea anumitor rapoarte se poate face saptamanal sau chiar zilnic (de exemplu CIP online, insolventa, procese in instanta), pentru altele actualizarea datelor de catre institutiile oficiale se realizeaza la intervale mai mari de timp (datoriile catre bugetele de stat trimestrial, situatiile financiare semestrial sau anual). In consecinta, rapoartele vor fi verificate si tinand cont de aceste elemente.
Pentru companiile care au un portofoliu mai larg de clienti (de exemplu distribuitori, producatori de bunuri de consum, materiale de constructii, etc) este util sa isi imparta partenerii de afaceri pe portofolii de risc – de exemplu, clienti fideli cu risc redus, clienti cu risc moderat, clienti cu risc/ expunere mare, clienti ocazionali. Pentru fiecare tip de astfel de clienti, se pot stabili grafice de verificare a situatiei lor juridice, financiare si de plati in functie de categoria de risc din care fac parte
