E timpul sa reduci timpul irosit in sedinte

E timpul sa reduci timpul irosit in sedinte

Sedintele sunt, de obicei, niste pierderi masive de timp. Din pacate, in unele organizatii, acestea sunt inevitabile – pur si simplu nu se poate trece peste ele.

Daca nu le poti evita, iata ce poti face pentru a reduce timpul irosit dintr-o sedinta menita sa dureze 15 minute care se transforma intr-una de o ora.

 

Programeaza sedinte mai scurte

Cu cat timpul este mai scurt, cu atat colegii tai vor cauta sa isi scurteze “numarul”, tocmai pentru a se incadra in limitele date. Atunci cand simt ca au suficient timp la dispozitie, tind sa se lungeasca la vorba si sa aduca in discutie detalii de-a dreptul irelevante pentru subiectul dezbatut.

 

Stabileste un program clar

Trebuie sa fie foarte clar cine prezinta si ce anume prezinta. Nu e timp de rezolvat puzzle-uri, asa ca stabiliti din timp ce subiecte se vor discuta si cat timp li se va aloca.

 

Pregateste-i din timp pe colegi

Daca vrei ca toti colegii sa fie la curent cu informatiile discutate in sedinta, trimite-le un mail cu o zi inainte si roaga-i sa il citeasca pentru a se familiariza cu subiectul. Unii nu o vor face si vor incerca sa para ca stiu despre ce e vorba. Ii poti pune in situatii dificile intr-un mod subtil si vei vedea ca, data viitoare, vor veni pregatiti.

 

Sustine promptitudinea

Cineva a intarziat? Nu trebuie sa reiei discutia pentru el. Iata un truc util pentru a combate intarzierile: anunta sedinta la ore neobisnuite, de tipul 11:07, 15:04. Colegii tai vor ramane cu vechea senzatie ca trebuie sa ajunga la fix si vor veni la timp pentru a putea porni discutia.

 

Nu intrati in discutii personale

Daca exista probleme personale se pot discuta cu alta ocazie, atunci cand se cuvine. Subiectul intalnirii este unul si trebuie sa ramana acelasi pana la final.

In momentul in care colegii deviaza si aduc in discutie aspecte de alta natura, roaga-i, in mod politicos, sa isi pastreze ideile pentru o discutie speciala in acest sens.

 

E timpul sa iei atitudine si sa reduci timpul irosit in sedinte. Poate ca acest aspect nu ii afecteaza pe toti, dar unii colegi chiar au sarcini grele de rezolvat si nu isi permit sa piarda vremea cu discutii prelungite pe teme irelevante pentru munca lor.

Daca tu esti cel care conduce aceste sedinte, atunci esti cel mai in masura sa pui in aplicare metodele de mai sus. In schimb, daca ai un superior care favorizeaza pierderea timpului, obtine sustinerea colegilor si apoi abordati-l impreuna pentru a-i prezenta situatia intr-un mod politicos.

 

Daca acest articol ti s-a parut interesant, urmareste-ne si pe paginile de FacebookTwitter sau LinkedIn!

Sursa: Entrepreneur

Traducere: Andrei Bobe