Folosesti Gmail? Creste-ti productivitatea cu aceste trucuri!

Folosesti Gmail? Creste-ti productivitatea cu aceste trucuri!

Folosesti Gmail? Creste-ti productivitatea cu aceste trucuri!

Foto: Pixabay.com

Comunicarea prin email a devenit probabil a doua noastra natura. Cel putin la serviciu, email-ul este cea mai folosita metoda de transmitere a mesajelor sau a altor informatii de business. Trimitem si primim zeci de email-uri in fiecare zi si de cele mai multe ori, aceasta activitate ne consuma o mare parte din timpul petrecut la birou.

Daca Gmail este serviciul pe care-l folosesti cel mai des la serviciu, atunci iti va prinde bine sa stii cateva trucuri care te vor ajuta sa-ti cresti productivitatea.

 

Trucuri Gmail: cum sa-ti cresti productivitatea la locul de munca

 

1. Anuleaza un email trimis deja

 

De cate ori ti s-a intamplat sa trimiti un email gresit? Sa trimiti un document eronat sau incomplet poate nu este chiar atat de grav, dar ce se intampla daca trimiti din greseala informatii confidentiale unui alt destinatar? O astfel de eroare poate crea o impresie neplacuta, iar in unele cazuri iti poate chiar distruge cariera.

 

 

 

A gresi este omeneste, insa greseala costa si de multe ori nu merita sa platesti atat de mult pentru o clipa de neatentie. Mergand pe principiul celei de-a doua sanse, Gmail a creat o functie prin care iti poti repara greseala, cu conditia sa-ti dai seama de eroare in 30 de secunde.

Asadar, daca ai apasat deja butonul ”Send/Trimite” , ai 30 de secunde la dispozitie sa deturnezi ajungerea la destinatie a email-ului respectiv. Pentru a face acest lucru, acceseaza pagina de ”Setari”, apoi seteaza perioada de anulare a trimiterii email-ului asa cum iti doresti (de la 5-30 de secunde), asa cum arata imaginea de mai jos.

2. Modul confidential

 

Atunci cand nu vrei ca destinatarul sa trimita mai departe email-ul tau, exista posibilitatea sa activezi Modul confidential. Pentru a realiza acest lucru, atunci cand deschizi un nou email, in partea de jos a ecranului, langa butonul de Send/Trimite, exista o iconita cu un lacat care se numeste ”Activeaza/Dezactiveaza modul confidential”. Apasand acea iconita poti seta apoi data de expirare pentru mesaje sau pentru a revoca oricand accesul destinatarului la respectivul email. Optiunile de redirectionare, copiere, printare si descarcare vor fi dezactivate pentru destinatarii mesajului confidential. Iata mai jos un print screen pentru a vizualiza mai bine modul confidential.

 

Modul confidential din Gmail a fost creat pentru a proteja informatiile sensibile de accesul neautorizat, insa chiar daca acest modul impiedica destinatarii sa trimita mai departe email-urile tale, acesta nu-i impiedica sa faca capturi de ecran sau fotografii ale mesajelor sau atasamentelor.

Prin acelasi Modul confidential poti trimite email cu un cod de verificare (parola prin SMS). In acest caz, destinatarii vor primi o parola printr-un mesaj text, iar tu trebuie sa introduci numarul de telefon al destinatarului care va primi parola pe telefon.

 

3. Activarea comenzilor rapide de la tastaura

 

Pentru a fi mai rapid si mai productiv, poti folosi tastatura pentru a citi si trimite email-urile tale. Pentru a face acest lucru, trebuie sa activezi functia ”Comenzi rapide de la tastatura” din pagina de ”Setari” .

 

 

O data activata functia, poti folosi urmatoarele comenzi de la tastatura:

  • Daca ai informatii in doua email-uri diferite si trebuie sa jonglezi intre cele doua email-uri, poti apasa tasta ”N” daca vrei sa citesti urmatorul email sau tasta ”P” daca vrei sa citesti mesajul anterior.

  • Ca sa trimiti un email pe care l-ai compus deja, poti apasa comanda ”Ctrl+Enter”.

     

4. Cautare avansata 

 

Daca folosesti cautarea simpla in Gmail si iti este destul de greu sa gasesti rapid in email-urile tale, atunci e timpul sa incepi sa folosesti functia ”Cautare avansata”. Prin acesta functie poti gasi foarte usor un anume email din sutele sau miile de email-ul din Inbox-ul tau, folosing diverse filtre, asa cum este prezentat in imaginea de mai jos.

 

 

 

E foarte simplu sa faci acest lucru, apasand sageata care apare in casuta ”Cauta in email-uri”.

5. Primirea de notificari pe desktop

 

 

Daca nu-ti deschizi de fiecare data Gmail-ul, de exemplu cand esti in vacanta, poti totusi sa-ti activezi functia de a primi notificari pe desktop sau pe telefon atunci cand ai primit un email nou. Acest lucru se poate face tot din pagina de ”Setari”, asa cum se vede din imaginea de mai jos.

6. Insereaza fisiere din Google Drive

 

 

Daca ai de trimis fisiere mari din Google Drive, Gmail iti ofera posibilitatea de a face asta. Atunci cand vrei sa compui un nou email, apasa pe iconita de Google Drive din bara de jos si ataseaza documentul de care ai nevoie. E foarte simplu!

7. Importa email-uri din Yahoo

 

 

Poti importa email-uri din Yahou sau alt serviciu de e-mail pe web ori din conturi care utilizează POP3. Poti salva nume, adrese de e-mail, numere de telefon si altele in Agenda Google, iar pentru a face asta, trebuie sa mergi in sectiunea ”Setari”, alegi pagina ”Conturi si importare”, apoi ”Importa email-urile si agenda”.

8. Recuperarea contului

 

Ca sa-ti securizezi contul e recomandat ca atunci cand iti deschizi un cont de Gmail sa-ti activezi optiunea de recuperare a contului. Pentru acest lucru trebuie sa configurezi niste intrebari la care trebuie sa stii raspunsurile. In cazul in care uiti parola contului, raspunzi la intrebarile configurate si vei avea din nou acces la cont.

 

9. Raspunsuri automate

 

 

Cand pleci in concediu, activeaza-ti raspunsul automat si spune-le celor care-ti trimit email ce perioada esti in concediu si cui sa redirectioneze email-urile daca au nevoie de ajutor. Acest lucru se activeaza din ”Setari- General-Raspuns automat” , ca in imaginea de mai jos.

Aceste trucuri te pot ajuta sa-ti cresti productivitatea. Într-o lume extrem de competitiva, cel care va invata sa se foloseasca de toate aplicatiile si functiile disponibile pe internet va fi mai productiv si va avea mai mult timp liber pentru viata personala.

Te-ar putea interesa si: Invata sa tastezi mai rapid cu jocuri si aplicatii interactive

Friday, 30-August-2019
Autor: RisCo

Recomandari RisCo: