Sedintele pe care le ai cu superiorii si colegii trebuie sa aiba rezultate bune, intotdeauna, insa cat de eficiente sunt ele, de fapt? Poate ca nu de putine ori unele sedinte au durat prea mult, au fost coplesitoare sau au cuprins un volum mult prea mare de informatii, iar de aici si dezechilibrele si rezultatele proaste ce pot sa apara intr-o companie.
Indfiferent in ce domeniu lucrezi, o intrebare ramane perfect valabila: cat de eficiente sunt sedintele la birou? Potrivit studiilor, foarte multe sedinte cumuleaza un numar foarte mare de ore pe durata unei luni de zile, iar aceste ore nu aduc mereu rezultate bune si nu se reflecta pozitiv in productivitatea inregistrata la finalul lunii. Iar acest lucru se intampla din cauza ca foarte multe sedinte nu sunt necesare.
Timpul este cea mai importanta resursa de care dispunem, asa ca este esential sa il transformam in aliatul nostru. Astfel, este important ca orice sedinta sa aiba un plan foarte bine pus la punct, astfel incat sa fie clar pentru toata lumea ce are de facut, iar timpul pierdut cu discutiile sa reprezinte un avantaj, nu un dezavantaj.
Cum pot fi transformate sedintele la birou in proiecte de succes
Stabilirea clara a obiectivelor
De cate ori ti s-a intamplat de-a lungul timpului sa participi la sedinte fara sa ai o agenda clara cu obiective sau fara sa stii despre ce trebuie sa dfiscuti exact? Cele mai eficiente sedinte sunt cele care au obiective clare, in care discutiile sunt focusate pentru realizarea proiectelor in desfasurare si in care bugetele sunt stabilite clar de la inceput. Un singur obiectiv clar te poate ajuta sa scurtezi cu pana la 17 minute o sedinta, deoarece atentia va fi indreptata asupra propunerilor pe care le ai si astfel nu se va mai pierde timp cu presupuneri. Mai mult decat atat, este recomandat si foarte eficient sa iti notezi intr-o agenda toate lucrurile pe care le consideri importante. Astfel, le vei putea discuta punct cu punct in timpul sedintelor la birou si nu vei mai pierde timp esential.
Intreaba inainte sa participi
Foarte multe companii organizeaza periodic sedinte la care nu este necesara prezenta tuturor angajatilor, iar acest lucru scade productivitatea. Indiferent in ce firma lucrezi, daca esti informat/a cu privire la o sedinta, poti sa intrebi intr-un mod politicos daca este cu adevarat necesar sa fii prezent/a. Astfel, vei putea economisi timp si te vei putea concentra asupra sarcinilor pe care le ai de facut.
Eliminarea prezentarilor
Prezentarile in Power Point sau in Excel au rolul lor, mai ales atunci cand activitatea firmei se bazeaza foarte mult pe date si analize financiare, insa, potrivit studiilor, astfel de prezentari scad interesul si capacitatea de concentrare a participantilor, asa ca discutiile deschise sunt considerate a fi mult mai eficiente. Mai mult decat atat, laptopurile nu sunt considerate necesare in timpul sedintelor, decat in cazurile in care trebuie accesate unele informatii. Prezentarile in Power Point si Excel pot fi inlocuite cu informatii si tabele tiparite pe foi A4, care sa fie distribuite tuturor participantilor la sedina. Asadar, pentru a fi mai eficiente si pentru a fi transformate in proiecte de succes, este recomandat ca sedintele la birou sa fie cat mai focusate, iar participantii sa isi noteze in agende toate detaliile importante.
Stabilirea cu exactitate a duratei
Potrivit studiilor, o sedinta programata pentru 22 de minute poate fi la fel de eficienta ca o sedinta programata pentru 30 de minute. Poate ca diferenta de opt minute nu pare importanta in momentul de fata, insa de ce sa pierzi timp, cand poti fi in avantaj? Toti cei care participa la sedintele organizate la birou isi indreapta atentia asupra timpului alocat, asa ca stabilirea cu exactitate a duratei va avea rezultate mult mai bune. Mai mult decat atat, daca toata lumea stie cat timp are la dispozitie, discutiile vor fi mult mai clare si mai bine punctate.
Alegerea spatiului este un detaliu important
De regula, o sala de sedinte nu este cel mai placut loc dintr-un birou, mai ales daca spatiul nu este suficient de mare. Astfel, alegerea spatiului pentru sedinte devine un detaliu important. Unele companii aleg sa schimbe locatia pentru sedintele pe care le au programate sau chiar sa planifice intalniri in aer liber, la o cafea sau intr-un spatiu mult mai prietenos, deoarece toate aceste lucruri ajuta la cresterea creativitatii. In plus, persoanele relaxate sunt mult mai eficiente si mai productive la locul de munca, asa ca aceasta strategie va reprezenta cu siguranta un avantaj pentru intreaga companie.
Te-ar putea interesa si: Visele linistite aduc profituri generoase - cat se castiga din vanzarea lenjeriilor si accesoriilor de pat!
