Sunt zile in care pierzi foarte mult timp cu citirea mail-urilor si cu raspunsurile pe care trebuie sa le dai? Zero mail-uri in Inbox inseamna zero stres! Invata sa iti organizezi mai bine posta electronica si vei lucra mai eficient!
Decide ce trebuie sa faci cu fiecare e-mail pe care il primesti chiar in momentul in care il citesti! Daca trebuie sa raspunzi intr-un timp foarte scurt, nu amana. In schimb, daca nu este ceva urgent, noteaza-ti pe lista de to do-uri si ocupa-te de fiecare e-mail in momentul in care ai timp. Sterge mail-urile care nu iti sunt necesare.
Cum sa ai zero mail-uri si zero stres
1. Sterge mail-urile vechi
Nu este recomandat sa stergi toate mail-urile pe care le ai in Inbox, pentru ca unele dintre ele iti pot fi necesare pe viitor. In schimb, arhiveaza mail-urile importante. Poti sa creezi foldere pe ani sau pe contacte, astfel incat sa iti fie mult mai usor sa le organizezi si sa le gasesti cand ai nevoie. Daca ai mail-uri mai vechi de doi sau trei ani, este recomandat sa le stergi.
2. Creeaza-ti o rutina
Rutina nu este ceva rau, mai ales atunci cand vine vorba de eficientizarea muncii. Foarte multe persoane pierd timp esential cu mail-urile, motiv pentru care este recomandat sa iti creezi o rutina. De exemplu, nu compune un e-mail nou cand nu ai suficient timp la dispozitie. Un alt truc este sa aloci timp in prima parte a zilei pentru a citi mail-urile si pentru a face o sortare. Poti, de asemenea, sa aloci timp si la pranz si la final de program pentru a citi mail-urile.
3. Raspunde in timp util la mail-urile importante
Ai tendinta sa amani unele mail-uri? Daca este ceva important, raspunde in timp util! Nu citi alte mesaje primite si nu it ocupa timpul cu alte activitati, pentru ca exista riscul sa uiti unele detalii. Totodata, nu este recomandat sa citesti de mai multe ori acelasi e-mail. Citeste-l o singura data si trimite raspuns. Evita sa pierzi timp inutil!
4. Trimite raspunsuri scurte, insa clare
Nimanui nu ii place sa citeasca mesaje foarte lungi, mai ales cand sunt lucruri care au legatura cu munca. Trimite raspunsuri scurte, insa clare, iar in acest mod vei castiga timp. In plus, persoana care va primi mesajul tau va aprecia modul in care ai ales sa comunici informatiile legate de job.
5. Dezaboneaza-te de la serviciile care nu iti sunt utile
Primesti zilnic foarte multe mesaje de la magazine online, parteneri de afaceri, firme concurente sau diferite agentii? Dezaboneaza-te de la serviciile care nu iti sunt utile. Astfel de mail-uri nu vor face altceva decat sa iti aglomereze Inbox-ul si sa iti ocupe timp.
Un sistem electronic de comunicare a informatiilor trebuie sa te ajute sa castigi timp si sa lucrezi mai eficient. Daca vrei sa castigi timp, tine cont de aceste cinci reguli esentiale. Iti va fi mai usor sa gestionezi mesajele primite si in mod sigur vei lucra intr-un mod mult mai organizat.
Te-ar putea interesa si: Cum sa scrii un e-mail la care vei primi raspuns garantat!
