Sedinta este una dintre cele mai bune metode de a lua pulsul echipei. Fie ca se desfasoara sub forma intalnirilor offline sau angajatii discuta prin videocall-uri, meeting-urile sunt la ordinea zilei pentru multe companii. Unii angajati se intalnesc si de mai multe ori pe zi, in alte firme sunt sedinte saptamanale sau lunare, atunci cand se prezinta bilantul. Meeting-urile pot fi generate si de un eveniment de ultima ora. Indiferent de motiv sau forma, exista cateva reguli importante de care organizatorii sedintelor trebuie sa tina cont. De ce? Pentru ca se intampla ca oamenii sa aiba si alte preocupari in timpul sedintei, sa se plictiseasca, atunci cand sunt prea dese sau prea lungi. De asemenea, astfel de situatii pot aparea si daca nu sunt implicati activ in conversatie. Iata un mic ghid cu cinci reguli de aur pentru o sedinta eficienta:
1. Sedintele trebuie anuntate din timp
Meeting-urile trebuie sa fie organizate si anuntate din timp, astfel incat toata lumea sa aiba posibilitatea sa isi incheie anumite sarcini si sa se focuseze pe discutie. Daca angajatii afla in ultimul moment de sedinta, s-ar putea ca in timpul discutiei sa fie cu gandul la un task lasat neterminat sau un proiect care se apropie de deadline. Sigur, exceptie fac, asa cum aminteam la inceput, sedintele de ultima ora, cand apare ceva foarte important de discutat, care nu suporta amanare.
2. Evitati sedintele-maraton
Foarte multi angajati se plang de faptul ca nu reusesc sa-si duca la indeplinire sarcinile din cauza convocarilor prea dese in sedinte. Totodata, o alta nemultumire intalnita este legata de discutiile prea lungi, in care se divagheaza de la subiectul principal. Specialistii sustin ca maximum 20 de minute raman atenti participantii la o sedinta. Timpul recomandat este de 15 minute. Este si motivul pentru care majoritatea platformelor online au setat acest timp. Asa ca, pentru eficienta discutiilor este bine ca sedintele sa fie scurte si concentrate pe subiectele anuntate intr-un email anterior meeting-ului.
3. La inceput de program
Cu siguranta, cel putin o data in activitatea profesionala, ati participat la o sedinta organizata in ultima ora de program. Cum v-ati simtit? Ati dat randament? Cum au decurs discutiile? Sedintele organizate spre finalul programului sunt cele mai ineficiente. Oamenii nu mai sunt atenti, sunt neproductivi, obositi si stresati si foarte multi stau cu ochii pe ceas. Cel mai bine este sa participam la meeting-uri la inceputul programului sau cel mult, la jumatatea programului de lucru.
4. Implicarea participantilor
Pentru o sedinta eficienta este important ca participantii sa fie permanent implicati activ in discutie. Asadar, cel care organizeaza sedinta trebuie sa ceara pareri, oamenii trebuie sa fie lasati sa-si duca ideile la capat, sa se evite prejudecatile, cel mult sa fie criticate ideile, nu persoanele. Studiile arata ca cei mai multi angajati verifica telefonul sau email-ul in sedinte. Daca sedinta este sub forma de videocall este si mai dificil sa isi pastreze atentia.
5. Folosirea graficelor, a prezentarilor interactive
In era tehnologiei, angajatii reactioneaza mult mai bine la prezentarile interactive. Decat sa asculte pe cineva vorbind minute in sir, cu expresii greoaie, fara niciun suport tehnologic, mai degraba sunt captati de un grafic. Schitarea ideilor principale pe o tabla inteligenta sau un simplu flipchart este o alta solutie eficienta in sedinte. De regula, sunt folosite prezentarile de tip Power Point, care includ sunet, imagini, video si date si informatii structurate succint.
