Sa trimiti un e-mail cu o propunere de colaborare sau pentru a face un vanzare si sa nu primesti niciun raspuns poate fi destul de frustrant. Desi sunt foarte multe reguli de business si comunicare, adevarul este ca nimeni nu te invata cum sa scrii un e-mail la care vei primi raspuns.
Intreaga responsabilitate cade pe umerii tai, iar unele zile pot fi destul de coplesitoare, mai ales daca ai un deadline sau daca trebuie sa obtii cat mai multe contracte.
Vrei sa trimiti un e-mail la care sa primesti raspuns? Uita ce ai invatat pana acum si tine cont doar de 5 reguli simple!
Cum sa scrii corect un e-mail si sa obtii raspuns garantat
1. Subiectul mesajului trebuie sa fie atractiv
Foarte putine persoane nu acorda suficienta importanta acestui detaliu, insa subiectul mesajului trebuie sa fie atractiv. Este primul lucru pe care il vede destinatarul in Inbox si influenteaza mult decizia de a deschide sau nu mesajul. Mai pe scurt, subiectul mesajului iti ofera posibilitatea sa faci o impresie foarta buna.
Cand compui un e-mail si nu stii ce subiect sa abordezi, adreseaza-ti urmatoarele intrebari:
⇒ Daca ai fi persoana care primeste acel e-mail, l-ai deschide?
⇒ Titlul este suficient de atractiv incat sa iti starneasca curiozitatea?
⇒ Exista o fraza sau o expresie care iti poate garanta succesul?
2. Mesajul trebuie sa fie clar si usor de urmarit
Cele mai groaznice mesaje pe care le poate citi oricine sunt cele care nu ajung la subiect. Mai exact, este vorba de acele oferte standard care ofera foarte multe informatii, insa nu prezinta nimic concret. Foarte multe persoane nu tin cont de acest lucru, insa este esential sa intelegi ca orice e-mail pe care il trimiti trebuie sa fie scurt, clar si la obiect! Nimeni nu are timp sa citeasca povesti, asa ca asigura-te ca transmiti toate informatiile, iar timpul de citire nu este foarte mare.
Ce elemente trebuie sa cuprinda structura mesajului:
⇒ Primul si cel mai important lucru este sa te prezinti.
⇒ Mentioneaza scopul pentru care trimiti mesajul si de ce persoana care il primeste ar trebui sa fie interesata de oferta/propunerea ta.
⇒ Pune accent pe “Call to action”.
⇒ Asigura-te ca mesajul trimis de tine are “Follow up” (adica, propune o intalnire, o convorbire telefonica sau o discutie mai detaliata pe e-mail).
⇒ Ofera persoanei in cauza toate datele tale de contact.
⇒ Renunta la clasicul “multumesc” pentru incheiere si gaseste o varianta mai apropiata de cititor.
3. Asigura-te ca mesajul tau transmite toate informatiile
Orice e-mail pe care il trimiti, fie ca este vorba de o propunere de colaborare sau de o vanzare, trebuie sa fie foarte clar de la inceput pana la final. Asigura-te ca mesajul tau este pe deplin inteles si ca persoana careia te adresezi stie ce are de facut.
4. Ofera date complete de contactat
Uneori, nu este suficient doar sa trimiti un e-mail care sa contina adresa ta de corespondenta electronica. Toate datele de contact trebuie sa fie vizibile, deoarece in acest fel va fi mai usor ca persoana careia ii scrii sa intre ulterior in legatura cu tine. Asadar, asigura-te ca ai trecute in semnatura adresa sediului, numarul de telefon, fix si mobil, adresa de e-mail si adresa de office.
5. Pune accent pe ce vrei sa transmiti
Foarte multi specialisti in marketing si comunicare sustin ca oamenii uita ce le transmiti sau ce faci pentru ei. Daca vrei sa ai o comunicare cat mai buna cu un posibil client sau colaborator, este important sa pui accent pe ce vrei sa transmiti. Creeaza-ti o imagine placuta in mediul comunicarii virtuale si fii o persoana cat mai deschisa. Evita sintagmele mult prea serioase si incearca sa folosesti cuvinte cat mai simple.
Te-ar putea interesa si: Cum sa avansezi mai repede la job: 5 idei care iti pot fi de folos!
