Ti s-a intamplat vreodata sa participi la o sedinta care pare sa nu se mai termine si sa te gandesti ca este o pierdere de timp? In final, cele mai multe concluzii sunt legate de faptul ca numeroase sedinte reprezinta timp pierdut. Sedintele lungi si dese nu sunt productive, pentru ca de cele mai multe ori se pierde esentialul.
Sedintele care nu isi au rostul nu sunt doar o pierdere de timp, ci si o pierdere de energie. Dupa zeci de minute sau chiar o ora in sala de sedinta, angajatii nu mai dau acelasi randament. Isi pierd energia si ziua de munca aproape ca este compromisa.
Chiar daca sedintele sunt un bun instrument de management si un bun instrument de coordonare, cele care sunt prea multe sau par interminabile nu sunt deloc recomandate.
Iar de multe ori problema porneste de la faptul ca sedintele nu au o claritate, pentru ca discutiile ajung sa nu mai aiba nicio legatura cu motivul intalnirii.
Pentru a fi eficiente, sedintele trebuie sa fie extrem de clare pentru toata lumea, motiv pentru care este important de stabilit tipul fiecarei sedinte:
♦ De informare - cel care initiaza sedinta/coordonatorul de sedinta transmite informatii participantilor
♦ De culegere de informatii - cel care initiaza sedinta/coordonatorul de sedinta doreste sa primeasca informatii de la participanti
♦ De rezolvare de probleme - cel care initiaza sedinta/coordonatorul de sedinta doreste sa gaseasca solutii impreuna cu ceilalti participanti
De ce sedintele lungi si dese nu sunt productive
Un studiu efectuat anul trecut arata ca romanii nu sunt productivi, desi stau foarte multe ore la birou, nota site-ul oficial al stirilor PRO TV.
″Ma deranjeaza colegii cu chef de vorba, telefonul si pauzele de cafea, asa ca muncesc in medie, cu doua ore mai putin, zilnic.″ Acestea sunt motivele invocate de angajatii lipsiti de randament.
Studiul mentionat de sursa citata demonstra ca, desi suntem fruntasii Europei la orele petrecute la birou, suntem codasi la capitolul productivitate. Specialistii in resurse umane spun ca romanii nu au o cultura a performantei, iar angajatorii nu sunt obisnuiti sa plateasca pe ce se livreaza, ci pe cat se sta la birou.
Sincron Oana Botolan, HR: ”As spune in primul rand pentru ca exista o cultura a statului mult la birou, daca ne gandim la joburile de birou, exista aceasta idee cum ca da bine sa stai mai mult, peste program, nu conteaza neaparat ca tu din 10 ore sa spunem ca ai lucrat maxim 5 ore”.
45% dintre respondentii aceluiasi studiu despre productivitate spun ca angajatorii ar trebui sa le creeze spatii speciale pentru a se putea concentra, 24% cer renuntarea la birourile open space si 23% dintre acestia vor zile fara sedinte.
Ce este de facut – pasi pentru organizarea unor sedinte eficiente
Exista cateva tehnici care pot salva foarte mult timp si care pot duce la cresterea productivitatii, daca sunt luate in considerare.
Stabilirea importantei unei sedinte
Chiar este necesara o sedinta? Este o intrebare pe care trebuie sa o aiba in vedere orice manager inainte sa cheme toti angajatii in sala de sedinta. Daca nu este un subiect important, iar informatiile ce urmeaza sa fie discutate pot fi transmise pe e-mail, atunci sedinta in cauza nu este necesara.
Nu toata lumea trebuie sa participe la sedinta
Un manager trebuie sa estimeze pe cine si de ce trebuie sa cheme in sedinta. Nu toata lumea trebuie sa participe, cu atat mai putin daca problema vizeaza doar un departament. Asadar, la o sedinta trebuie sa participe doar persoanele care au legatura cu subiectul si care pot sa contribuie la solutie.
Durata unei sedinte este extrem de importanta
Mentionam anterior ca sedintele lungi si dese scad productivitatea angajatilor, iar cauza principala este durata intalnirilor. Un manager care pune accent pe eficienta si rezultate trebuie sa stie precis de cat timp are nevoie pentru sedinta. Daca o discutie poate fi rezolvata in 15 minute, nu trebuie stabilita o durata de 30 de minute sau chiar mai mult. Totodata, in fiecare sedinta trebuie discutate doar subiectele pentru care s-a stabilit intalnirea, altfel totul se poate transforma intr-o lunga discutie complet neproductiva.
Legea lui Parkinson spune: “Munca se extinde pentru a umple timpul alocat indeplinirii ei“. Adica sedinta o sa tina o ora daca asta e timpul alocat, chiar daca nu e nevoie decat de 30 de minute pentru ea. Un truc eficient pentru a evita prelungirea inutila a sedintelor este acela ca ele sa fie tinute stand in picioare. S-a dovedit ca asa-zisele stand-up meetings sunt mai eficiente si mai productive, si evident, mai scurte.
Mentinerea focusului pe scopul sedintei este esential
Probabil acest lucru este cel mai greu. Foarte multe intalniri tind “s-o ia pe aratura”, iar acest lucru se intampla din cauza ca nu a fost stabilit tipul sedintei. Un prim truc pentru mentinerea focusului este acela ca toti participantii la sedinta sa aiba doar o agenda si un pix, astfel se vor evita distragerile care pot sa apara din cauza celor care vin cu laptopul sau cu telefonul in sala de sedinta.
Orice sedinta are nevoie de reguli
Da! Regulile sunt necesare si importante chiar si atunci cand vine vorba de o sedinta. Din moment ce oamenii au tendinta sa vorbeasca unii peste altii, sa aiba unele frustrari legate de lucrurile pe care le spun celelalte persoane sau doresc sa se impuna, in primul rand ridicand tonul, este absolut necesar ca managerul sa prezinte de la inceput regulile sedintei. Acesta trebuie sa puncteze faptul ca toata lumea va avea posibilitatea sa isi spuna punctul de vedere si ca scopul intalnirii este acela de a se ajunge la o concluzie clara pentru toata lumea.
Te-ar putea interesa si: De ce companiile ar trebui sa ofere salariu pentru un trai real!
